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Miglioramento Organizzativo


Un’organizzazione, per funzionare al meglio, ha bisogno di essere costantemente programmata e monitorata nelle sue attività. Il controllo sui metodi e sull’organizzazione passa attraverso l’analisi dei processi e il BPR (Business Process Reengineering) si colloca tra le metodologie che possono essere adottate per migliorare il coordinamento tra le varie unità organizzative, attraverso la standardizzazione dei processi.

Nell’ambito della Direzione Amministrativa, il Settore Sviluppo e Formazione Risorse Umane e, in particolare, l’Ufficio Analisi Organizzativa e Reengineering Processi, propone l’applicazione di tecniche avanzate alla gestione operativa delle strutture dell’Ateneo allo scopo di verificare gli attuali livelli di efficienza ed efficacia, evidenziare le aree di maggiore criticità e, nei casi in cui si rendesse necessario, ridisegnare i processi lavorativi ed ottenere un miglioramento della qualità dei servizi, sia in riferimento all’utente finale (lo studente), che all’utente interno (il dipendente).

Raggiungere livelli superiori di efficienza ed efficacia, tradotti in un’ottimizzazione delle performances dell’Università di Messina, si ritiene di fondamentale importanza in questo particolare periodo storico, che vede all’orizzonte l’adozione, per la distribuzione di quote sempre maggiori del FFO, di criteri legati alla “produttività” di ciascun Ateneo.

Il BPR (Business Process Reengineering) consente di operare attraverso la standardizzazione dei processi lavorativi ed ha come risultato la formalizzazione dei principali processi, quindi del funzionamento, di un’organizzazione e la possibilità di programmarne e controllarne costantemente le attività. L’attuazione della tecnica del BPR richiede l’applicazione di una metodologia d’analisi articolata in fasi che prevede, tra l’altro, la creazione di gruppi di lavoro trasversali, con il coinvolgimento dei responsabili e degli operatori delle strutture interessate.

Di seguito sono riportate schematicamente le principali fasi del Business Process Reengineering:

Diagramma circolare
I principali obiettivi di un progetto di reengineering possono essere identificati come segue:

  1. Aumento della qualità del servizio erogato all’utente esterno;
  2. Miglioramento e semplificazione del funzionamento dei processi;
  3. Miglioramento delle condizioni di lavoro e del coordinamento tra unità operative, con conseguente soddisfazione per i dipendenti ed i responsabili delle strutture interessate;
  4. Riduzione dei tempi di “attraversamento” con l’eliminazione delle attività che non portano valore aggiunto;
  5. Migliore utilizzo delle risorse e dei sistemi informatici disponibili, con generazione di notevoli risparmi.

Nel caso dell’Università questi obiettivi si traducono in una maggiore possibilità di competizione all’interno del sistema universitario nazionale.
Entrando nel merito dell’organizzazione interna all’Ateneo di Messina, si ritiene che i principali processi da tenere in considerazione siano di due ordini:

  1. necessari per la produzione delle prestazioni agli studenti;
  2. necessari per il mantenimento ed il funzionamento della struttura amministrativa.

ATTIVITA’ UFFICIO ANALISI ORGANIZZATIVA E REENGINEERING PROCESSI ANNO 2009

A partire dal mese di giugno 2009, l'ufficio Analisi Organizzativa e Reengineering Processi dell'Ateneo ha condotto alcune analisi propedeutiche per definire le metodologie da applicare e progettare gli studi da svolgere. Le attività espletate nel corso del secondo semestre del 2009 sono le seguenti:

  • Studio sulla definizione di alcuni criteri generali di dimensionamento organico, da applicare alle strutture di Ateneo, a partire dal confronto con altre realtà del sistema universitario che presentano migliori risultati a livello nazionale. [abstract1] [abstract2]
  • Proposta di costituzione di un nuovo gruppo di lavoro per la revisione e l’applicazione del processo di gestione delle presenze, già elaborato nel 2008 e, attualmente, è impegnato nella definizione di un piano di progetto per la realizzazione dello stesso.
  • Progettazione di un’analisi dell’efficienza organizzativa il cui obiettivo è quello di ottenere suggerimenti per avviare un percorso di miglioramento dei processi di lavoro dell’amministrazione, finalizzato al recupero dell’efficienza e dell’efficacia nei punti di maggiore criticità operativa. [abstract3]
  • Nell’ambito di studi e indagini statistiche, ha contribuito all’elaborazione di report relativi alle attività di formazione e, in futuro si occuperà dell’aspetto statistico e di analisi dei dati relativamente a tutte le attività del settore di appartenenza [statistiche]

 

    





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